Die Weinlese vorbereiten heißt nicht nur, Weinberg und Keller auf die kommenden Wochen einzustellen.
Im Weinberg und Keller laufen die Vorbereitungen. Maschinen und Geräte werden geprüft, Lesehelfer organisiert, Termine abgestimmt und die ersten Entscheidungen für die kommenden Wochen getroffen.
Doch während draußen die Lese beginnt, läuft der Rest des Weinguts weiter.
Kunden bestellen Wein.
E-Mails kommen rein.
Die Vinothek bleibt geöffnet.
Veranstaltungen müssen organisiert werden.
Lieferungen müssen koordiniert werden.
Anfragen warten auf Antworten.
Und genau deshalb gehört zur Vorbereitung auf die Weinlese für mich noch ein weiterer Bereich:
das Büro.
Denn wenn draußen jede Minute zählt, sollten drinnen nicht plötzlich Zuständigkeiten geklärt, Vorlagen gesucht oder Informationen zusammengesammelt werden müssen.
Eine gute Vorbereitung bedeutet deshalb nicht, jetzt noch möglichst viele neue Systeme einzuführen.
Im Gegenteil.
Kurz vor der Lese geht es darum, die bestehenden Abläufe zu prüfen und dafür zu sorgen, dass sie in den kommenden Wochen möglichst zuverlässig funktionieren.
Warum organisatorische Vorbereitung vor der Lese wichtig ist
Viele Abläufe in familiengeführten Weingütern sind über Jahre gewachsen.
Und sie funktionieren.
Zumindest solange die Personen verfügbar sind, die genau wissen, wie es geht.
Das Problem entsteht häufig erst unter Zeitdruck.
Plötzlich muss jemand anderes eine Kundenanfrage bearbeiten. Eine Information wird dringend benötigt. Eine Bestellung ist nicht eindeutig zugeordnet. Oder nur eine Person weiß, wo eine bestimmte Vorlage gespeichert ist.
Dann werden aus kleinen organisatorischen Unklarheiten schnell unnötige Zeitfresser.
Die gute Nachricht:
Du musst vor der Lese nicht Deinen gesamten Betrieb neu organisieren.
Oft reichen einige gezielte Fragen.
1. Sind die Verantwortlichkeiten während der Lese klar?
Wer beantwortet Kundenanfragen?
Wer bearbeitet Bestellungen?
Wer kümmert sich um Veranstaltungen?
Wer behält die Vinothek im Blick?
Und wer übernimmt, wenn die zuständige Person gerade im Weinberg, Keller oder schlicht nicht erreichbar ist?
Gerade in kleineren Betrieben sind viele Zuständigkeiten selbstverständlich. Jeder weiß irgendwie, wer sich normalerweise kümmert.
In arbeitsintensiven Wochen reicht „normalerweise“ allerdings nicht immer aus.
Was Du jetzt tun kannst
Erstelle eine einfache Übersicht der Aufgaben, die auch während der Lese zuverlässig weiterlaufen müssen.
Notiere zu jeder Aufgabe:
Wer ist verantwortlich?
Wer vertritt?
Wo befinden sich die notwendigen Informationen?
Gibt es etwas, das vorab vorbereitet werden kann?
Dafür brauchst Du zunächst kein komplexes Prozessmanagement.
Eine einfache Liste kann bereits dafür sorgen, dass deutlich weniger Rückfragen entstehen.
2. Sind wichtige Informationen schnell auffindbar?
„Wo liegt die aktuelle Liste?“
„Hast Du die Zugangsdaten?“
„Ist das schon bearbeitet?“
„Welche Version ist die richtige?“
Jede dieser Fragen kostet vielleicht nur ein paar Minuten.
Wenn sie während der Lese jeden Tag mehrfach gestellt werden, sieht die Rechnung anders aus.
Prüfe deshalb vor Beginn der intensiven Phase, welche Informationen Dein Team regelmäßig benötigt.
Das können zum Beispiel sein:
Kundendaten
offene Bestellungen
Veranstaltungsinformationen
Lieferinformationen
Ansprechpartner
Vorlagen
Terminübersichten
interne Absprachen
Entscheidend ist nicht, dass alles in einem neuen Programm liegt.
Entscheidend ist, dass die Menschen, die damit arbeiten müssen, wissen, wo sie die aktuelle Information finden.
Digitalisierung bedeutet nicht automatisch, ein neues System einzuführen. Oft lohnt es sich zuerst zu prüfen, ob die vorhandenen Lösungen besser strukturiert und genutzt werden können.
Gute Struktur bedeutet nicht mehr Dokumentation. Sie bedeutet weniger Suchen.
3. Welche wiederkehrenden Nachrichten kannst Du vorbereiten?
Viele Nachrichten ähneln sich.
Kunden stellen ähnliche Fragen. Veranstaltungsteilnehmer benötigen dieselben Informationen. Bestellungen lösen wiederkehrende Kommunikation aus.
Trotzdem werden viele E-Mails immer wieder neu geschrieben.
Vor der Lese lohnt sich deshalb ein Blick in den Posteingang:
Welche Nachrichten hast Du in den vergangenen Wochen mehrfach in ähnlicher Form beantwortet?
Genau dort liegt Potenzial.
Du könntest beispielsweise Vorlagen vorbereiten für:
häufige Kundenanfragen
Veranstaltungsinformationen
Terminbestätigungen
Lieferinformationen
Bestellrückfragen
interne Abstimmungen
Dabei geht es ausdrücklich nicht darum, Kommunikation unpersönlich zu machen.
Eine gute Vorlage übernimmt den wiederkehrenden Teil. Persönliche Ergänzungen bleiben weiterhin möglich.
Digitale Kommunikation soll den persönlichen Kontakt nicht ersetzen. Sie soll Dir mehr Zeit dafür schaffen.
4. Welche wiederkehrenden Aufgaben können automatisch laufen?
Automatisierung klingt schnell nach einem großen Digitalisierungsprojekt.
Das muss sie nicht sein.
Gerade vor der Lese würde ich sogar davon abraten, noch schnell komplexe neue Systeme einzuführen.
Interessanter sind kleine, stabile Automatisierungen.
Zum Beispiel:
automatische Eingangsbestätigungen
Terminbestätigungen
Erinnerungen
vorbereitete E-Mail-Abläufe
Formulare, die Informationen strukturiert erfassen
automatische Weitergabe bestimmter Informationen
Stell Dir dazu eine einfache Frage:
Welche wiederkehrende Aufgabe kostet uns während der Lese Zeit, obwohl sie fast jedes Mal gleich abläuft?
Das ist ein guter Ausgangspunkt.
Wichtig ist allerdings die Reihenfolge:
Erst muss klar sein, wie ein Ablauf funktionieren soll. Danach lohnt sich die Frage, ob er digital unterstützt oder automatisiert werden kann.
Denn ein umständlicher Prozess wird durch Automatisierung nicht automatisch zu einem guten Prozess.
5. Sind Eure Vorlagen tatsächlich einsatzbereit?
Fast jeder Betrieb hat Vorlagen.
Irgendwo.
Die entscheidende Frage ist deshalb nicht:
Habt Ihr eine Vorlage?
Sondern:
Kann die richtige Person sie in zwei Minuten finden und benutzen?
Prüfe vor der Lese die Dokumente, die in den nächsten Wochen wahrscheinlich benötigt werden.
Sind sie aktuell?
Ist klar, welche Version verwendet wird?
Sind sie verständlich aufgebaut?
Wissen alle Beteiligten, wo sie gespeichert sind?
Kann auch eine Vertretung damit arbeiten?
Eine Vorlage spart nur dann Zeit, wenn sie im entscheidenden Moment tatsächlich einsatzbereit ist.
Und genau darum geht es vor der Lese: nicht möglichst viel neu zu erstellen, sondern dafür zu sorgen, dass das Vorhandene zuverlässig funktioniert.
6. Was kann bewusst bis nach der Lese warten?
Prozessoptimierung bedeutet nicht nur, Aufgaben schneller zu erledigen.
Manchmal besteht die beste Optimierung darin, eine Aufgabe jetzt bewusst nicht zu erledigen.
Gerade vor und während der Lese würde ich deshalb alle offenen organisatorischen Themen in drei Kategorien einteilen:
Muss laufen.
Diese Aufgaben sind für Betrieb, Kunden oder Team unverzichtbar.
Kann vorbereitet werden.
Diese Aufgaben lassen sich jetzt so vorbereiten, dass während der Lese weniger Arbeit entsteht.
Kann warten.
Diese Aufgaben haben keine unmittelbare Auswirkung und werden bewusst auf einen späteren Zeitpunkt verschoben.
Nicht jede offene Aufgabe verdient während der Lese Deine Aufmerksamkeit.
Konzentriere Dich auf die Dinge, die für den laufenden Betrieb wirklich notwendig sind oder Euch in den kommenden Wochen spürbar entlasten.
Entlastung entsteht nicht nur dadurch, Dinge schneller zu erledigen. Sondern auch dadurch, bewusst zu entscheiden, was gerade nicht erledigt werden muss.
7. Welche Aufgaben hängen ausschließlich an Dir?
Zum Schluss kommt die vielleicht wichtigste Frage:
Was funktioniert in Deinem Weingut nur deshalb, weil Du weißt, wie es geht?
Vielleicht kennst nur Du einen bestimmten Ablauf.
Vielleicht befinden sich wichtige Informationen nur in Deinem Kopf.
Vielleicht gibt es Aufgaben, bei denen alle automatisch Dich fragen.
Im normalen Alltag fällt das häufig kaum auf.
Während der Lese schon.
Du musst deshalb nicht innerhalb weniger Wochen ein vollständiges Prozesshandbuch erstellen.
Beginne mit den Abläufen, die während der Lese tatsächlich kritisch sind.
Manchmal genügt zunächst:
eine kurze Checkliste
eine klare Zuständigkeit
eine aktuelle Vorlage
eine verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitung
Das Ziel ist nicht, möglichst viel zu dokumentieren.
Das Ziel ist, Wissen zu sichern und dafür zu sorgen, dass wichtige Abläufe auch dann funktionieren, wenn eine bestimmte Person gerade nicht verfügbar ist.
Der 20-Minuten-Lese-Check fürs Büro
Du hast gerade wenig Zeit?
Dann musst Du nicht sofort jeden einzelnen Bereich optimieren.
Nimm Dir 20 Minuten und gehe für Deinen Betrieb diese sieben Fragen durch:
Wer übernimmt während der Lese welche Aufgaben?
Sind alle wichtigen Informationen schnell auffindbar?
Welche wiederkehrenden Nachrichten können wir vorbereiten?
Welche Routinen könnten automatisch laufen?
Sind unsere wichtigsten Vorlagen aktuell und auffindbar?
Welche Aufgaben dürfen bewusst bis nach der Lese warten?
Welche wichtigen Abläufe hängen aktuell nur an einer Person?
Markiere anschließend die zwei oder drei Punkte, die während der Lese voraussichtlich die meisten Rückfragen, Suchzeiten oder zusätzlichen Aufgaben verursachen werden.
Du musst nicht alles auf einmal lösen.
Fang dort an, wo eine kleine Veränderung die größte Entlastung bringt.
Die beste Digitalisierung während der Lese läuft im Hintergrund
Gerade kurz vor der arbeitsintensivsten Zeit des Jahres braucht ein Weingut nicht zwingend noch ein neues Programm.
Es braucht Abläufe, auf die Verlass ist.
Informationen müssen auffindbar sein. Verantwortlichkeiten müssen klar sein. Wiederkehrende Aufgaben sollten möglichst wenig Aufmerksamkeit benötigen.
Und digitale Lösungen sollten genau dort unterstützen, wo sie tatsächlich Arbeit abnehmen.
Denn Digitalisierung ist kein Selbstzweck.
Sie ist dann sinnvoll, wenn sie Zeit spart, Übersicht schafft, Fehler reduziert oder den Arbeitsalltag erleichtert.
Die Lese ist nicht der Zeitpunkt, an dem gute Strukturen entstehen sollten.
Sie ist der Zeitpunkt, an dem sich zeigt, ob sie funktionieren.
Weinlese vorbereiten heißt auch: das Büro vorbereiten
Eine gut vorbereitete Weinlese beginnt nicht nur im Weinberg und Keller.
Auch die Abläufe im Hintergrund entscheiden darüber, wie viel Zeit während der kommenden Wochen für Rückfragen, Suchen und wiederkehrende Verwaltungsaufgaben verloren geht.
Du musst dafür nicht Deinen gesamten Betrieb digitalisieren.
Beginne mit den Abläufen, die während der Lese zuverlässig funktionieren müssen.
Schaffe Klarheit. Bereite Wiederkehrendes vor. Kläre Verantwortlichkeiten. Und vereinfache dort, wo im Alltag unnötig Zeit verloren geht.
Denn am Ende soll Digitalisierung nicht dafür sorgen, dass Du mehr Zeit am Computer verbringst.
Sondern dafür, dass Du mehr Zeit für Deinen Wein, Deine Kunden und Deinen Betrieb hast.
Ernte-Retter
Während der Lese soll im Büro trotzdem alles laufen?
Genau dafür entsteht der Ernte-Retter von Weingutstruktur.
Gemeinsam schauen wir auf die Abläufe, die Euch während der Lese unnötig Zeit kosten, und schaffen dort Struktur, wo jetzt Entlastung gebraucht wird.
Damit draußen jede Hand für die Lese gebraucht werden kann – und drinnen trotzdem nichts liegen bleibt.
Du machst den Wein. Ich die Struktur dahinter.